I. Toepassingsgebied

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten voor de huur van conferentie-, banket- en evenementenzalen van het hotel voor het houden van evenementen zoals banketten, seminars, conferenties, tentoonstellingen en presentaties, enz., alsmede op alle diensten en leveringen die het hotel in dit verband aan de klant verleent.
2. Voor het onderverhuren of opnieuw verhuren van de ter beschikking gestelde kamers, ruimtes of vitrines alsmede voor het uitnodigen voor sollicitatiegesprekken, verkoop- of soortgelijke evenementen is de voorafgaande toestemming van het hotel in tekstvorm vereist, waarbij § 540 lid 1 zin 2 BGB (Duits Burgerlijk Wetboek) buiten toepassing wordt gelaten, voor zover de klant geen consument is.
3. De algemene voorwaarden van de klant zijn slechts van toepassing indien dit vooraf uitdrukkelijk in tekstvorm is overeengekomen.

II. sluiting van de overeenkomst, -partner, verjaringstermijn

1. Het contract wordt gesloten door de aanvaarding door het hotel van de aanvraag van de klant; dit zijn de contracterende partijen. Het hotel is vrij om de reservering van het evenement in tekstvorm te bevestigen.
2. Indien de klant/besteller niet zelf de organisator is of indien de organisator een commerciële tussenpersoon of organisator inschakelt, is de organisator hoofdelijk aansprakelijk met de klant voor alle verplichtingen die voortvloeien uit het contract, op voorwaarde dat het hotel een overeenkomstige verklaring van de organisator heeft ontvangen.
3. Het hotel is aansprakelijk voor zijn verplichtingen uit hoofde van het contract. Aanspraken van de klant op schadevergoeding zijn uitgesloten. Uitgesloten hiervan zijn schadevergoedingen die voortvloeien uit letsel aan leven, lichaam of gezondheid indien het hotel verantwoordelijk is voor de plichtsverzaking, andere schadevergoedingen die gebaseerd zijn op een opzettelijke of grove nalatige plichtsverzaking die typisch is voor het contract door het hotel. Plichtsverzuim door het hotel wordt gelijkgesteld met plichtsverzuim door een wettelijke vertegenwoordiger of een plaatsvervangend vertegenwoordiger. In geval van storingen of gebreken in de dienstverlening van het hotel zal het hotel zich inspannen om deze te verhelpen zodra de klant hiervan op de hoogte is of na een onmiddellijke klacht van de klant. De klant is verplicht bij te dragen tot wat voor hem redelijk is om de verstoring te verhelpen en eventuele schade tot een minimum te beperken. Bovendien is de klant verplicht het hotel tijdig in kennis te stellen van de mogelijkheid van een uitzonderlijk hoog schadebedrag.
4. Voor alle vorderingen tegen het hotel geldt in het algemeen een verjaringstermijn van één jaar, te rekenen vanaf de wettelijke aanvangsdatum van de verjaringstermijn. Vorderingen tot schadevergoeding verjaren één jaar na de wettelijke aanvangsdatum van de verjaringstermijn. Schadeclaims verjaren na vijf jaar, ongeacht of zij al dan niet bekend zijn, tenzij zij gebaseerd zijn op schending van het leven, de ledematen, de gezondheid of de vrijheid. Deze vorderingen tot schadevergoeding verjaren na tien jaar, ongeacht of zij bekend zijn. De verlagingen van de verjaringstermijn gelden niet voor vorderingen die gebaseerd zijn op een opzettelijke of grovelijk nalatige schending van de plicht door het hotel.

III. Diensten, prijzen, betaling, verrekening

1. Het hotel is verplicht de door de klant en het hotel beloofde diensten te verlenen.
2. De klant is verplicht de overeengekomen of geldende prijzen van het hotel voor deze en andere gebruikte diensten te betalen. Dit geldt ook voor diensten en uitgaven van het hotel aan derden die door de klant worden geregeld. De overeengekomen prijzen zijn inclusief de respectieve wettelijke belasting over de toegevoegde waarde.
3. Facturen van het hotel zonder vervaldatum zijn betaalbaar onmiddellijk na ontvangst van de factuur zonder aftrek. Het hotel kan te allen tijde onmiddellijke betaling van opeisbare vorderingen van de klant eisen. In geval van betalingsverzuim is het hotel gerechtigd de respectievelijk toepasselijke wettelijke vertragingsrente in rekening te brengen ten bedrage van thans 8% of, in geval van rechtshandelingen waarbij een consument is betrokken, ten bedrage van 5% boven de basisrentevoet.
4. Het hotel heeft het recht om bij het afsluiten van het contract van de klant een redelijk voorschot of een waarborgsom te eisen in de vorm van een kredietkaartgarantie, een voorschot of iets dergelijks. Het bedrag van de voorschotten en de betalingsdata kunnen in tekstvorm in het contract worden overeengekomen.
5. In gerechtvaardigde gevallen, bijvoorbeeld een betalingsachterstand van de klant of een uitbreiding van de omvang van het contract, heeft het hotel het recht, ook na het sluiten van het contract tot aan het begin van het evenement, een voorschot of waarborgsom in de zin van punt 4 hierboven of een verhoging van het voorschot of de waarborgsom overeengekomen in het contract te bekomen tot de volledige overeengekomen vergoeding.
6. De klant kan slechts een onbetwiste of wettelijk afdwingbare vordering compenseren en verrekenen met een vordering van het hotel.

IV. Terugtrekking van de klant (annulering)

1. De terugtrekking van de klant uit het met het hotel gesloten contract vereist de toestemming van het hotel in tekstvorm. Bij gebreke daarvan moet de overeengekomen kamerhuur uit het contract alsmede de met derden overeengekomen diensten in elk geval worden betaald, ook wanneer de klant geen gebruik maakt van de contractuele diensten en verdere onderverhuur niet meer mogelijk is.
2. Indien het hotel en de klant een datum zijn overeengekomen voor kosteloze terugtreding uit het contract, kan de klant tot die datum terugtreden uit het contract zonder dat het hotel aanspraken kan maken op betaling of schadevergoeding. Het recht van de klant om zich uit het contract terug te trekken vervalt indien hij op de overeengekomen datum geen gebruik maakt van zijn recht om zich in tekstvorm uit het contract terug te trekken ten aanzien van het hotel.
3. Indien de klant zich pas tussen de 8e en de week voor de datum van het evenement terugtrekt, heeft het hotel het recht 35% van de gederfde voedselomzet als schadevergoeding in rekening te brengen, bovenop de overeengekomen huurprijs, en 70% van de voedselomzet voor elke latere terugtrekking.
4. De berekening van de voedselomzet is gebaseerd op de formule: overeengekomen huurprijs x geregistreerd aantal deelnemers. Indien voor het menu nog geen prijs is overeengekomen, wordt uitgegaan van het goedkoopste driegangenmenu van de desbetreffende evenementenaanbieding.
5. Indien een forfaitaire conferentieprijs per deelnemer is overeengekomen, heeft het hotel het recht 60% van de forfaitaire conferentieprijs x overeengekomen aantal deelnemers als schadevergoeding in rekening te brengen in geval van annulering tussen de 8e en de week vóór de datum van het evenement, en 80% in geval van annulering op een latere datum.
6. De aftrek van bespaarde kosten door nrs. 3 tot en met 5 (wordt) in aanmerking genomen. Het staat de klant vrij te bewijzen dat de bovenvermelde vordering niet of niet in het vereiste bedrag is.

V. Terugtrekking van het hotel

1. Indien in de tekst is overeengekomen dat de klant zich binnen een bepaalde termijn kosteloos uit het contract kan terugtrekken, heeft het hotel het recht zich gedurende deze termijn uit het contract terug te trekken, indien andere klanten naar de contractueel gereserveerde evenementenruimten vragen en de klant bij navraag door het hotel geen afstand doet van zijn recht op terugtrekking.
2. Indien een voorschot of waarborg overeengekomen of vereist hierboven in overeenstemming met kamer III nummers 4 en/of 5 ook na het verstrijken van een door het hotel gestelde redelijke termijn niet wordt betaald, heeft het hotel eveneens het recht om zich uit het contract terug te trekken.
3. Bovendien heeft het hotel het recht om zich buitengewoon terug te trekken uit het contract om redenen die feitelijk gerechtvaardigd zijn, bijvoorbeeld indien
   • overmacht of andere omstandigheden waarvoor het hotel niet verantwoordelijk is, maken het onmogelijk het contract na te komen
   • evenementen of kamers worden opzettelijk geboekt met misleidende of onjuiste informatie over feiten die essentieel zijn voor het contract, bijvoorbeeld over de persoon van de klant of het doel van zijn verblijf
   • het hotel heeft redelijke gronden om aan te nemen dat het evenement de goede werking van het bedrijf, de veiligheid of de reputatie van het hotel in het openbaar in gevaar kan brengen, zonder dat dit te wijten is aan de invloedssfeer of de organisatie van het hotel
   • het doel van of de reden voor het evenement onwettig is
   • er sprake is van een inbreuk op punt I.2 hierboven
4. In geval van gerechtvaardigde terugtrekking door het hotel heeft de klant geen recht op schadevergoeding.

VI. wijziging van het aantal deelnemers en van het tijdstip van de manifestatie

1. Elke wijziging van het aantal deelnemers met meer dan 5% moet uiterlijk vijf werkdagen voor de aanvang van het evenement aan het hotel worden meegedeeld; voor een dergelijke wijziging is de toestemming van het hotel in tekstvorm vereist.
2. Een vermindering van het aantal deelnemers door de klant met maximaal 5% zal door het hotel bij de facturering worden erkend. In geval van afwijkingen daarboven wordt uitgegaan van het oorspronkelijk overeengekomen aantal deelnemers verminderd met 5%. De klant heeft het recht de overeengekomen prijs te verminderen met de kosten die worden bespaard door het geringe aantal deelnemers, hetgeen door de klant moet worden aangetoond.
3. In geval van een afwijking naar boven zal het werkelijke aantal deelnemers worden berekend.
4. In geval van afwijkingen in het aantal deelnemers met meer dan 10% heeft het hotel het recht de overeengekomen prijzen opnieuw vast te stellen, alsmede de bevestigde kamers om te ruilen, tenzij dit onredelijk is voor de klant.
5. Indien de overeengekomen begin- of eindtijd van het evenement wordt verschoven en het hotel met deze afwijkingen instemt, kan het hotel een gepaste vergoeding aanrekenen voor de extra geleverde dienst, tenzij het hotel in gebreke is gebleven.

VII. Het brengen van eten en drinken

1. De klant mag geen eten en drinken meenemen naar het evenement.
2. Uitzonderingen vereisen een overeenkomst in tekstvorm met het hotel. In deze gevallen zal een bedrag worden aangerekend om de overheadkosten te dekken (bv. kurkengeld).

VIII. Technische faciliteiten en verbindingen

1. Voor zover het hotel ten behoeve van de klant en diens evenement technische en andere apparatuur van derden betrekt, handelt het in naam van, op gezag van en voor rekening van de klant. De klant is aansprakelijk voor de zorgvuldige behandeling en de juiste terugzending van de apparatuur. Hij zal het hotel vrijwaren tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de terbeschikkingstelling van deze faciliteiten.
2. Voor het gebruik van de elektrische apparatuur van de klant via het stroomvoorzieningssysteem van het hotel is de toestemming van de klant in tekstvorm vereist. Eventuele storingen of beschadigingen van de technische uitrusting van het hotel als gevolg van het gebruik van deze uitrusting zijn voor rekening van de klant, voor zover het hotel niet verantwoordelijk is voor dergelijke storingen of beschadigingen. Het hotel mag de elektriciteitskosten die voortvloeien uit het gebruik van deze apparatuur op een forfaitaire basis boeken en in rekening brengen.
3. Met toestemming van het hotel heeft de klant het recht gebruik te maken van zijn eigen telefoon-, fax- en datatransmissievoorzieningen. Het hotel kan hiervoor aansluitkosten in rekening brengen.
4. Indien geschikte faciliteiten van het hotel ongebruikt blijven vanwege de aansluiting van de eigen faciliteiten van de klant, kunnen annuleringskosten in rekening worden gebracht.
5. Storingen in technische of andere faciliteiten die door het hotel ter beschikking worden gesteld, zullen zo mogelijk onmiddellijk worden verholpen. De betalingen kunnen niet worden ingehouden of verminderd voor zover het hotel niet verantwoordelijk is voor deze verstoringen.

IX. Verlies of beschadiging van meegebrachte voorwerpen

1. Tentoonstellingen of andere voorwerpen, met inbegrip van persoonlijke voorwerpen, die worden meegenomen, zijn in de evenementenzalen of in het hotel voor risico van de klant. Het hotel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, vernietiging of schade, inclusief financiële schade, behalve in gevallen van grove nalatigheid of opzet van de kant van het hotel. Dit geldt niet voor schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Bovendien zijn alle gevallen waarin bewaring een typische contractuele verplichting vormt op grond van de omstandigheden van het individuele geval, van deze vrijstelling van aansprakelijkheid uitgesloten.
2. Decoratiemateriaal dat in het hotel wordt binnengebracht, moet voldoen aan de eisen inzake brandbeveiliging. Het hotel heeft het recht om hiervan een officieel bewijs te eisen. Bij gebreke van dergelijke bewijzen is het hotel gerechtigd het reeds binnengebrachte materiaal op kosten van de klant te verwijderen. In verband met mogelijke schade moet het opzetten en verwijderen van voorwerpen van tevoren met het hotel worden overeengekomen.
3. Meegebrachte tentoonstellings- of andere voorwerpen moeten onmiddellijk na afloop van het evenement worden verwijderd. Indien de klant dit nalaat, kan het hotel de voorwerpen op kosten van de klant verwijderen en opslaan. Indien de voorwerpen in de evenementenruimte blijven, kan het hotel een redelijke vergoeding vragen voor het gebruik ervan tijdens de duur van het verblijf. Het staat de klant vrij te bewijzen dat de bovenvermelde vordering niet is ontstaan of niet is ontstaan in het gevorderde bedrag.

X. Aansprakelijkheid van de klant voor schade

1. Indien de klant ondernemer is, is hij aansprakelijk voor alle schade aan het gebouw en de inventaris veroorzaakt door deelnemers of bezoekers van het evenement, werknemers, andere derden uit zijn omgeving of door hemzelf.
2. Het hotel kan van de klant verlangen dat hij een passende zekerheid stelt (bijv. verzekering, borgsom, garanties).

XI Slotbepaling

1. Wijzigingen van en aanvullingen op het contract, de aanvaarding van de aanvraag of deze algemene voorwaarden worden in tekstvorm aangebracht. Eenzijdige wijzigingen of aanvullingen door de klant zijn ongeldig.
2. De plaats van uitvoering en betaling is de locatie van het hotel.
3. De exclusieve bevoegde rechtbank - ook voor geschillen betreffende cheques en wissels - voor handelstransacties is de maatschappelijke zetel van het hotel naar vennootschapsrecht. Indien een contractspartij voldoet aan de vereisten van artikel 38, lid 2, van het Duitse Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (ZPO) en geen algemene bevoegde rechtbank in Duitsland heeft, is de bevoegde rechtbank de statutaire zetel van het hotel naar vennootschapsrecht.
4. Het Duitse recht is van toepassing. De toepassing van het VN-Verdrag inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken en van het conflictenrecht is uitgesloten.
5. Indien afzonderlijke bepalingen van deze Algemene Voorwaarden ongeldig of nietig zijn of worden, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In alle andere opzichten zijn de wettelijke bepalingen van toepassing.